Etapas de un Proyecto

PROYECTOS  ORGANIZACIONALES                                             

Qué es un Proyecto?

Un Proyecto es un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas.

Por lo general, cualquier tipo de proyecto responde a las siguientes preguntas:

¿Qué vamos a hacer? Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer

Por qué lo vamos a hacer? Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y por qué

elegimos ese problema para solucionar

¿Para qué lo vamos a hacer? Objetivos del proyecto: qué solucionaría ese proyecto.

¿Dónde lo vamos a hacer? Localización geográfica, el lugar, barrio, ciudad o pueblo

donde se desarrolla el proyecto

¿Cómo lo vamos a hacer? Listado de actividades para concretar el proyecto

¿Quiénes lo vamos a hacer? Los responsables de las distintas actividades

¿Cuándo lo vamos a hacer? El tiempo que se tardará en hacer el proyecto

¿Qué necesitamos para hacer el proyecto? Listado de recurso y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros)

¿Cuánto va a costar el proyecto? Presupuesto: precios de los recursos, según cantidad y

tiempo de utilización.

Etapas

Otra cuestión importante es diferenciar las etapas o ciclos del proyecto y los pasos que hay que seguir para su formulación.

Las etapas de un proyecto son:

• DIAGNÓSTICO

• PROGRAMACIÓN

• EJECUCIÓN

• EVALUACIÓN

El diagnóstico y la programación se corresponden con la formulación del proyecto, luego se lo ejecuta y finalmente se lo evalúa.

A) Diagnóstico

El 1 er. Paso es: HACER UN DIAGNOSTICO

Según el diccionario: “Forma de ordenar los datos e información sobre cómo es y qué problemas tiene una determinada realidad” Una buena guía para realizar un auto diagnóstico comunitario es pensar cómo vivimos, qué hacemos, qué tenemos, qué nos falta.

Para eso hay que CONOCER NUESTRA COMUNIDAD Y SUS PROBLEMAS.

1. Aspectos a analizar

ANALICEMOS ESTOS ASPECTOS

A) INFRAESTRUCTURA COMUNITARIA: Qué servicios (agua, luz, gas, vereda) hay en la comunidad, cuáles faltan, cuáles hay que mejorar..

B) ASPECTOS ECONÓMICOS: Cuáles son las formas de subsistencia, los distintos tipos de trabajo, si hay desocupados, las fuentes de trabajo que existe en la comunidad.

C) ASPECTO SOCIAL: Cómo son nuestras familias, los niños, los jóvenes, estado de escolaridad y salud, como son sus formas de esparcimiento… ¿qué problemas sociales son los más graves?

D) ASPECTO INSTITUCIONAL: Qué instituciones trabajan en la comunidad, qué hacen, qué necesidades atienden.

¿Son públicas o privadas?

También hablemos de las organizaciones de base, cómo trabajan, qué problemas tienen…

2. Identificar problemas

Después hay que IDENTIFICAR PROBLEMAS

No se trata sólo de conocer los problemas o necesidades de nuestras comunidades, también es necesario hablar de las CAUSAS de esos problemas, dónde tienen su origen, en qué situación se presentan.

¡POR LO TANTO, ADEMAS DE PREGUNTARNOS CUAL ES EL PROBLEMA, HAY QUE

PREGUNTARSE CUALES SON LAS CAUSAS!

3. Priorizar problemas

ELEGIMOS LOS PROBLEMAS PRINCIPALES….......... ¿Cómo se hace?

Elegir los problemas significa “tomar decisiones” es decir, elegir una opción. Esto se podría resolver por votación, y!!Que gane la mayoría!!. Pero ¿qué pasa con los que votaron por otra cosa? ¿Cómo se sienten? ¿Estamos respetándolos? Debemos escuchar su forma de pensar, aunque sea distinta a la mayoría, para definir cuáles son los problemas principales de su comunidad.

Hay que priorizar.....................¿Qué significa esto?

• Teniendo en cuenta los recursos que tenemos en la comunidad, las necesidades, a

quiénes daríamos solución: elegimos el más importante y luego el más urgente.

Para elegir un problema, nos tenemos que hacer las siguientes preguntas

• ¿A cuántos vecinos beneficia la solución de este problema?

• ¿Cuál está más a nuestro alcance para resolver actualmente? ¿De qué manera podemos resolver los demás problemas en el futuro?

• ¿Si nos faltan recurso, podremos conseguirlos?

• ¿Por dónde convendría empezar primero?

• ¿Que se puede postergar y qué es urgente?

• ¿Cuál generaría más trabajo comunitario, participación?

De esta forma se elige el problema al cual se tratará de dar solución mediante el proyecto.

Pero, de qué forma vamos a solucionar nuestro problema?

4. Pensando alternativas de acción

Existen muchas posibilidades: hay distintos caminos para llegar a una solución.

Cada solución tiene VENTAJAS Y DESVENTAJAS.....¿Cómo elegimos la más conveniente?

Teniendo en cuenta:

• Las ventajas y desventajas de cada alternativa.

• Lo que esté más a nuestro alcance para resolver actualmente. (la solución más variable)

• La solución que va a resolver la causa de algún otro problema.

• Los recursos disponibles.

Nos queda clarito que antes de elegir una alternativa hay que tener en cuenta todos los factores, positivos y negativos que pueden influir en el proyecto.

PARA ESO NOS TENEMOS QUE PREGUNTAR

• ¿Qué recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para esta solución?

• ¿Qué recursos nos están faltando?

• ¿Quiénes nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones, instituciones, el Estado

(municipal, provincial, nacional)

• ¿Cómo nos pueden ayudar? ¿Qué aportes pueden hacer?

• ¿Cómo es nuestra relación con ellos?

• ¿De qué manera conseguiremos los recursos que nos faltan?

• ¿De cuánto tiempo disponemos para el Proyecto? ¿Alcanza para llegar a esta solución?

Una vez terminada la reflexión sobre las distintas alternativas de acción, hemos terminado con el DIAGNÓSTICO y podemos pasar a los siguientes pasos para la formulación de nuestro proyecto.

B) Programación

La programación es el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto.

Para que la idea o la solución elegida al finalizar el diagnóstico se transforme en un proyecto es necesario reflexionar:

• para tener claro qué objetivos deseamos alcanzar.

• para determinar qué actividades tenemos que hacer para concretar esos objetivos.

• para aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos y materiales que tenemos.

• para repartirnos mejor los trabajos a realizar.

1. Identificar objetivos

Aquí presentamos para qué vamos a hacer el proyecto. En el momento de plantear objetivos hay que tener en cuenta que estos tienen que ser realistas.

Es conveniente que los objetivos:

SE VEAN	SE EVITE
Claros	confusión
Concretos	No decir que se logra
Posibles	No saber para cuanta gente se logra

Los objetivos son de dos tipos:

• General: Es el resultado que buscamos al final de nuestro proyecto. Se logra a mediano y

largo plazo.

• Específicos: Son los que se irán concretando para llegar al general; son más concretos, y

se realizan a corto plazo.

Además de decir QUÉ se quiere lograr, hay que decir para CUANTA gente se hace lo que se hace. Cuantas personas resultarán beneficiadas por el proyecto.

Esto se llama “población destinataria”, identificar a quiénes y a cuántos se beneficia con el logro de los objetivos del proyecto.

2. Actividades a realizar

El segundo paso de la Programación es contar lo más detalladamente posible las

actividades que se van a realizar.

Aquí respondemos a la pregunta: ¿Cómo lo vamos a hacer?, es decir, las distintas actividades que vamos a realizar para lograr nuestros objetivos. Se puede realizar un listado, ponerle números o letras, para recién utilizarlo en el cronograma. Si nos resulta más práctico, podemos elaborar una planilla , teniendo en cuenta también quiénes van a hacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas

3. El Cronograma

El tercer paso de la programación es EL CRONOGRAMA: Se llama así al “gráfico” que sirve para controlar las distintas actividades del proyecto, según alguna unidad de medición de tiempo (días, semanas, meses).

Se tiene en cuenta entonces: ¿Cuánto tiempo se va a tardar en el proyecto?, calculando la

duración de cada actividad.

Pueden utilizarse diferentes gráficos. Por ejemplo:

Actividades	Responsables	Fechas de comienzo y finalización
a. Hacer los planos del salón comunitario	Arquitecto de la municipalidad	17/07/03 al 27/07/03
b.

4. Presupuesto

El cuarto paso es hacer EL PRESUPUESTO

¿Por dónde empiezo? Para armar un presupuesto, siempre nos hacemos esta pregunta porque parece mucho trabajo, pero todo es cuestión de dedicarle tiempo…

Antes que nada: ¿qué es un presupuesto?; el diccionario dice: “estimación de los ingresos y

gastos posibles, en una organización, empresa, etc.” “cálculo de gastos que se hace por un

tiempo determinado”.

EL PRESUPUESTO NOS PERMITE CALCULAR CUANTO CUESTA EL PROYECTO

C) Ejecución

En esta etapa es cuando el proyecto se “realiza”, se hace todo lo que se programó hacer,

respetando los tiempos y los costos del  propuesto!!

D) Evaluación

Evaluar es “visualizar, revisar, comparar en que medida se responde a los problemas que se

intentan solucionar y se logran los objetivos”…

La evaluación debe responder a los intereses e inquietudes concretas de los vecinos, de los miembros de la organización y de las instituciones públicas y/o privadas que participaron del proyecto.

¿Qué buscamos? Replantear distintos aspectos negativos y positivos; buscar el aprendizaje grupal; transmitir la información y la experiencia a terceros.

Por eso, es necesario

• DISCUTIR

• REFLEXIONAR con los integrantes de la organización y con todos los que participaron del proyecto.

Preguntarse si:

• Se cumplieron los objetivos

• Se cumplieron los plazos

• Se realizaron todas las actividades propuestas

• Hubo inconvenientes, cuáles y porqué

• El presupuesto estuvo ajustado a la realidad o no

• En donde faltó dinero y qué no se tuvo en cuenta

• Participaron todos los que se habían comprometido a participar

• El proyecto cambió las condiciones de la gente en la medida de lo previsto en los objetivos.

Los que hicieron y los que participaron del proyecto están satisfechos con lo realizado.

Presentación del Proyecto

PRESENTAR EL DOCUMENTO O CARPETA DE PROYECTO

Para la presentación necesitamos:

CARPETA DE PROYECTO

Veamos parte por parte cómo tenemos que armar una carpeta de proyecto:

1) Carátula:

Se ponen los datos más importantes:

Nombre del proyecto:………………………………………………….

Nombre de la Organización

Domicilio Postal: …………………………………………………….

Presupuesto: ………………………………………………………… (Pueden ser los distintos aportes o solamente el monto total)

Nombres y Nro de documentos de los responsables del proyecto:

…………………………………….

Queda a criterio de Uds. poder realizar una carátula “más creativa”, por ejemplo, con fotos.

2) Carta de presentación: Es una nota, dirigida a la autoridad correspondiente, donde se le cuenta del proyecto, en qué consiste, qué problemas solucionaría. También el monto total del Presupuesto y cuánto se solicita (si esa es la intención de esta presentación)

El formato de la nota es parecido al siguiente:

  Lugar y fecha:                                                                                                                          
  Sr.(Autoridad a la que se dirige)

  Nos dirigimos a Ud. con el objeto de…………………………

• nombre del proyecto………………….

• en que consiste-problemas……………qué va solucionar……………………….

Presupuesto…………………………….

                                                   Sin otro motivo, saludamos a Ud. con atenta consideración.

                                                                        

  Firma de los responsables y aclaración

3) Ubicación geográfica: También se llama localización. Es decir el lugar donde se realizará el proyecto. Por ejemplo: si es “salón comunitario”, el domicilio del terreno, con todos los datos posibles para facilitar su ubicación; o si es “construcción de un comedor”, el nombre del paraje, la ruta que pasa por ahí, en que kilómetro se ubica. Si es un curso o alguna actividad formativa/recreativa, explicar, claramente dónde se llevará a cabo. Es importante incluir un mapa para que el que lea el proyecto se ubique más fácil; y si nos animamos, dibujamos un “croquis” de la zona o del barrio, colocándole referencias.

4) Características e historia de la comunidad: Para esta parte se pueden usar algunos de los datos e informaciones que recogimos en el diagnóstico. Consiste en describir a nuestra comunidad o barrio. Es importante contar las características principales, la situación en la que viven, la cantidad de personas que se encuentran en esta situación y la cantidad de personas que se “benefician con el proyecto” (población destinataria) Hay que tener presente que, la mayoría de las veces, estamos dibujando o sacando una foto para personas que no nos conocen…

5) Fundamentación de la idea de proyecto: Esto significa ¿por qué lo vamos a hacer? Tenemos que describir los problemas que nos aquejan, aquellos que priorizamos y sobre todo contar los cambios que “el proyecto” nos permitiría realizar. Recordemos que en este punto, especialmente tenemos que CONVENCER de la necesidad de hacer este proyecto…

6) Objetivos

7) Actividades

8) Cronograma

9) Presupuesto